Algemene voorwaarden

1. Wie wij zijn en wat deze voorwaarden omvatten

Custilo („wij”, „ons”) wordt uitgebaat door:

Fenix Video Holdings, BV, registered office at Bosdreef 85, 9255 Buggenhout, Belgium, enterprise number 1025.528.936, RPR/RPM Ghent, division Dendermonde, VAT BE1025.528.936, email contact@custilo.com.

Deze voorwaarden regelen het gebruik van het Custilo-platform, de website, de API en de bijbehorende diensten (de „Dienst”) door het bedrijf dat een werkruimte aanmaakt of op een abonnementsformule intekent (de „Klant”, „u”). Ze vormen één overeenkomst met onze verwerkersovereenkomst (de „Verwerkersovereenkomst”) en de abonnementsformule en prijzen die op onze prijzenpagina of in een ondertekend bestelformulier staan (samen de „Overeenkomst”). Bij tegenstrijdigheid gaat een ondertekend bestelformulier voor op de Verwerkersovereenkomst, gaat de Verwerkersovereenkomst voor op deze voorwaarden voor de verwerking van persoonsgegevens, en gaan deze voorwaarden voor in alle andere gevallen. Alle algemene voorwaarden van de Klant, met inbegrip van die in een bestelbon, leveranciersregistratie of ander document, zijn niet van toepassing, ook niet als wij er geen bezwaar tegen maken.

U aanvaardt de Overeenkomst wanneer u een account aanmaakt of, voor een betaalde abonnementsformule, wanneer u intekent. De persoon die aanvaardt, bevestigt dat hij of zij gemachtigd is om de Klant te verbinden.

2. Uitsluitend voor bedrijven

De Dienst is uitsluitend bestemd voor ondernemingen in de zin van artikel I.1 van het Belgische Wetboek van economisch recht, die voor professionele doeleinden handelen. Hij wordt niet aan consumenten aangeboden. Door deze voorwaarden te aanvaarden, bevestigt u dat u de Dienst voor uw bedrijf gebruikt. Als u niet voor professionele doeleinden handelt, mag u de Dienst niet gebruiken.

3. Account en werkruimte

• U verstrekt juiste informatie en houdt die up-to-date.
• U houdt wachtwoorden en API-sleutels vertrouwelijk en bent verantwoordelijk voor de activiteit onder uw account, uw werkruimte en uw API-sleutels. Verwittig ons onverwijld op contact@custilo.com als u ongeoorloofd gebruik vermoedt.
• U beslist wie tot uw werkruimte toetreedt en met welke rol. U bent verantwoordelijk voor de personen aan wie u toegang geeft en voor hun naleving van de Overeenkomst.

4. Gratis proefperiode

Elke nieuwe werkruimte start met een gratis proefperiode van 14 dagen, waarin maximaal 100 feedbackmails kunnen worden verzonden, naargelang welke limiet het eerst wordt bereikt. Er zijn geen betaalgegevens nodig. Wanneer de proefperiode eindigt, stopt het verzenden tot u op een abonnementsformule intekent; uw gegevens blijven beschikbaar. Omdat de proefperiode gratis is, bieden wij ze aan zonder enige verbintenis inzake beschikbaarheid of resultaten; artikel 14 (aansprakelijkheid) is erop van toepassing.

5. Abonnementsformules, prijzen en betaling

• De abonnementsformules, hun inbegrepen volume aan feedbackmails en hun prijzen staan op de prijzenpagina op het ogenblik dat u intekent. De prijzen zijn in euro en exclusief btw, die waar van toepassing wordt toegevoegd.
• Abonnementen worden vooraf gefactureerd, maandelijks of jaarlijks, via onze betalingsdienstverlener Stripe, en worden automatisch verlengd voor dezelfde periode tot ze worden opgezegd (zie artikel 11). Voor jaarlijkse abonnementen herinneren wij u er minstens 30 dagen vóór de verlenging per e-mail aan.
• Wanneer het inbegrepen volume van een maand is opgebruikt, wordt het verzenden onderbroken tot de volgende periode, tenzij u overschrijding (overage) hebt ingeschakeld. Overschrijding staat standaard uit. Als u ze inschakelt, stelt u een maximumbedrag per maand in; e-mails boven het inbegrepen volume worden dan aangerekend aan het tarief per e-mail dat voor uw abonnementsformule wordt getoond, tot dat maximum, en gefactureerd na de betrokken maand. Enkel e-mails die effectief verzonden zijn, tellen mee. E-mails die niet verzonden zijn wegens een validatie, een cooldownperiode of een uitschrijving worden nooit aangerekend.
• Facturen zijn betaalbaar bij ontvangst, tenzij anders vermeld. Als een bedrag niet tijdig wordt betaald, zijn van rechtswege en zonder ingebrekestelling verschuldigd: interest tegen de rentevoet bepaald in artikel 5 van de Belgische wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties en een forfaitaire schadevergoeding van 40 EUR per factuur (artikel 6 van die wet), onverminderd redelijke hogere invorderingskosten.
• Als een betaling mislukt, wordt het verzenden automatisch onderbroken tot de factuur is betaald. Uw gegevens blijven beschikbaar.
• Klachten over een factuur moeten ons binnen 30 dagen na de factuurdatum schriftelijk worden bezorgd.

6. Prijswijzigingen

Wij mogen onze prijzen of inbegrepen volumes wijzigen om geldige redenen, zoals wijzigingen in onze kosten of in de Dienst. Wij verwittigen u per e-mail minstens 60 dagen voordat de wijziging voor u geldt. De wijziging gaat pas in bij het begin van uw eerstvolgende factureringsperiode na die kennisgeving. Als u niet akkoord gaat, kunt u opzeggen voordat ze ingaat, en wordt de nieuwe prijs u niet aangerekend.

7. Uw verantwoordelijkheden bij het verzenden van e-mails

Custilo verzendt feedbackmails naar uw klanten in uw naam en op uw instructies. U bent de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van uw klanten en u bent verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van uw gebruik van de Dienst. In het bijzonder:

• u uploadt of verzendt enkel gegevens van personen die u op grond van de AVG en de Belgische regels inzake elektronische communicatie (met inbegrip van boek XII van het Wetboek van economisch recht en het koninklijk besluit ter uitvoering ervan inzake reclame per e-mail) rechtmatig voor feedback mag contacteren, en u informeert hen zoals de wet vereist, bijvoorbeeld in uw eigen privacyverklaring;
• u gebruikt geen aangekochte, gehuurde of gescrapete lijsten, en u gebruikt de Dienst niet voor ongevraagde reclame, spam, phishing of misleidende berichten;
• u gebruikt een afzendernaam en een antwoordadres die uw bedrijf naar waarheid identificeren, en u verwijdert of verbergt de uitschrijflink niet;
• u verzendt geen inhoud die onwettig is, de rechten van anderen schendt, of lasterlijk, discriminerend of schadelijk is, en u plaatst geen gevoelige gegevens (zoals gezondheidsgegevens) in gebeurteniseigenschappen (event properties) of campagneteksten, tenzij u hebt nagegaan dat dit rechtmatig en noodzakelijk is;
• u voegt enkel ontvangers van meldingen toe die hiermee hebben ingestemd of van wie u gerechtigd bent dat zij meldingen ontvangen;
• u probeert de limieten, de beveiliging of de beperkingen van de abonnementsformule van de Dienst niet te omzeilen, u test de beveiliging ervan niet zonder onze schriftelijke toestemming, u past er geen reverse engineering op toe behalve waar de wet dit toelaat, en u overbelast de Dienst of de API niet.

U vrijwaart ons tegen vorderingen van derden (met inbegrip van uw klanten en overheden) die voortvloeien uit gegevens die u hebt verstrekt of uit e-mails die op uw instructies zijn verzonden in strijd met dit artikel, met inbegrip van redelijke verdedigingskosten, mits wij u onverwijld van de vordering op de hoogte brengen en u laten deelnemen aan de verdediging.

8. Uw gegevens

• U behoudt alle rechten op de gegevens die u in de Dienst invoert en op de antwoorden die u verzamelt („Klantgegevens”). U verleent ons het recht om Klantgegevens uitsluitend te gebruiken om de Dienst te leveren, te beveiligen en te ondersteunen, zoals beschreven in de Verwerkersovereenkomst.
• Wij verwerken persoonsgegevens in Klantgegevens als uw verwerker, op grond van de Verwerkersovereenkomst, die deel uitmaakt van de Overeenkomst.
• U kunt uw gegevens op elk ogenblik exporteren vanuit de app (antwoorden als CSV, of de hele werkruimte als ZIP van CSV-bestanden), en via de API voor de abonnementsformules die dit omvatten.
• Wij mogen geaggregeerde, anonieme statistieken over het gebruik van de Dienst (die u, uw klanten of enige persoon niet identificeren) gebruiken om de Dienst te exploiteren en te verbeteren.

9. De Dienst

• Wij leveren de Dienst met de zorg die van een professionele dienstverlener mag worden verwacht. Onze verbintenissen zijn inspanningsverbintenissen (inspanningsverbintenis / obligation de moyens), tenzij de Overeenkomst uitdrukkelijk een resultaat vermeldt, zoals het respecteren van uw plafond voor overschrijding en van de uitschrijvingen van uw klanten, en het verwijderen van gegevens zoals beschreven in de Verwerkersovereenkomst.
• Wij streven naar een hoge beschikbaarheid maar garanderen geen ononderbroken dienstverlening, tenzij in een ondertekend bestelformulier een serviceniveau is overeengekomen. Wij proberen onderhoud op rustige momenten te plannen en kondigen groot onderhoud vooraf aan.
• Ondersteuning gebeurt per e-mail op contact@custilo.com, van maandag tot vrijdag van 9:00 tot 17:00 Belgische tijd, behalve op Belgische feestdagen. Wij streven ernaar binnen 2 werkdagen een eerste antwoord te geven. Op de Pro-formule worden aanvragen eerst behandeld en streven wij ernaar binnen 1 werkdag te antwoorden. Dit zijn streefwaarden voor de reactietijd, geen oplossingstermijnen. Gegarandeerde reactie- of oplossingstermijnen gelden enkel indien ze in een ondertekend bestelformulier zijn overeengekomen.
• Onboardingdiensten en maatwerkintegraties worden enkel geleverd zoals beschreven in een ondertekend bestelformulier of een aanvaarde offerte. Maatwerkintegraties worden afzonderlijk van het abonnement geoffreerd en gefactureerd.
• De Dienst steunt op externe dienstverleners (hosting, e-mailbezorging, betalingen). De bezorging van een e-mail in de inbox van de ontvanger hangt af van de e-mailprovider van de ontvanger en kan niet worden gegarandeerd.
• Wij ontwikkelen de Dienst voortdurend en mogen hem wijzigen. Wij zullen de kernfunctionaliteit van uw abonnementsformule tijdens een betaalde periode niet wezenlijk verminderen. Als een wijziging u wezenlijk benadeelt, brengen wij u daarvan ten minste 30 dagen vooraf op de hoogte en kunt u opzeggen voordat ze ingaat, met terugbetaling van de vooraf betaalde vergoedingen voor de periode na de opzegging.

10. Opschorting

Naast de automatische onderbreking van het verzenden wanneer een betaling mislukt (artikel 5), mogen wij de Dienst volledig of gedeeltelijk opschorten, in verhouding tot het probleem, indien uw gebruik artikel 7 ernstig schendt, of indien dit nodig is om de Dienst, andere klanten of ontvangers te beschermen tegen een beveiligingsrisico of schade. Waar mogelijk waarschuwen wij u eerst en geven wij u de kans het probleem op te lossen. Wij heffen de opschorting op zodra de reden is weggevallen.

11. Duur en beëindiging

• De Overeenkomst loopt zolang u een werkruimte hebt. Een betaald abonnement loopt voor zijn maandelijkse of jaarlijkse periode en wordt automatisch verlengd voor dezelfde periode.
• U kunt een abonnement op elk ogenblik opzeggen op de pagina „Billing” (Facturatie). Het eindigt aan het einde van de lopende betaalde periode, zonder verdere kosten. Reeds betaalde vergoedingen worden niet terugbetaald, behalve waar deze voorwaarden of de wet anders bepalen.
• Wij mogen de Overeenkomst om opportuniteitsredenen beëindigen met een opzegtermijn van 90 dagen, en betalen de vooraf betaalde vergoedingen voor de periode na de beëindiging terug. Werkruimten zonder abonnement die 12 maanden niet zijn gebruikt, mogen na 30 dagen kennisgeving per e-mail worden verwijderd.
• Elke partij mag de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen per schriftelijke kennisgeving indien de andere partij een wezenlijke tekortkoming begaat en deze niet herstelt binnen 15 dagen na een schriftelijke kennisgeving waarin ze wordt omschreven, of indien de andere partij failliet wordt verklaard of haar activiteiten stopzet.
• U kunt uw werkruimte op elk ogenblik verwijderen in de instellingen ervan. Ze wordt vergrendeld en 30 dagen later definitief verwijderd, tenzij een eigenaar ze binnen die termijn herstelt. Het verwijderen van een werkruimte stopt het verzenden en zegt het abonnement onmiddellijk op, zonder terugbetaling van de lopende periode; het herstellen van de werkruimte herstelt het abonnement niet. Exporteer vóór het verwijderen wat u wilt bewaren. Het verwijderen van een werkruimte verwijdert de gebruikersaccounts van de leden niet; die verwijderen wij op verzoek. Nadat de Overeenkomst is geëindigd, verwijderen wij de Klantgegevens zoals beschreven in de Verwerkersovereenkomst, behalve wat wij wettelijk moeten bewaren.

12. Intellectuele eigendom

De Dienst, de software, het ontwerp, de teksten en de merken ervan behoren toe aan ons of aan onze licentiegevers. Gedurende de Overeenkomst verlenen wij u een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de Dienst te gebruiken voor uw interne bedrijfsdoeleinden, binnen de grenzen van uw abonnementsformule. Als u ons suggesties bezorgt, mogen wij die vrij gebruiken, zonder enige verplichting jegens u.

13. Vertrouwelijkheid

Elke partij houdt de niet-openbare informatie die zij in verband met de Overeenkomst van de andere partij ontvangt vertrouwelijk, gebruikt ze enkel voor de Overeenkomst en beschermt ze met redelijke zorg. Dit is niet van toepassing op informatie die zonder fout van de ontvangende partij openbaar is of wordt, waarover zij reeds beschikte of die zij zelfstandig ontwikkelt, of die zij krachtens de wet moet bekendmaken (in welk geval zij de andere partij daarvan op de hoogte brengt waar dit is toegestaan). Deze verplichting blijft gelden gedurende 5 jaar nadat de Overeenkomst is geëindigd.

14. Aansprakelijkheid

• Elke partij is aansprakelijk voor de schade die zij de andere partij berokkent door een tekortkoming aan de Overeenkomst, binnen de grenzen van dit artikel.
• Geen van beide partijen is aansprakelijk voor gederfde winst, omzet, klanten, goodwill of reputatie, of voor enige andere indirecte schade of gevolgschade, ongeacht of deze verliezen direct of indirect zijn. Wij zijn niet aansprakelijk voor de inhoud van de e-mails die u verzendt of voor de gegevens die u verstrekt, noch voor verlies van gegevens in zoverre dit voortvloeit uit uw eigen instructies of verwijderingen, of redelijkerwijs had kunnen worden vermeden met de exportfuncties, mits wij redelijke back-upmaatregelen hebben genomen.
• Onze totale aansprakelijkheid voor alle vorderingen die voortvloeien uit de Overeenkomst is in elke periode van 12 maanden beperkt tot het hoogste van de vergoedingen die in de 12 maanden vóór de gebeurtenis die de schade heeft veroorzaakt voor de Dienst zijn betaald of verschuldigd waren, en 1.000 EUR. Tijdens een gratis proefperiode is ze beperkt tot 100 EUR.
• Deze beperkingen gelden niet voor schade veroorzaakt door bedrog, opzettelijke fout of zware fout van een partij of van de personen voor wie zij instaat, voor overlijden of lichamelijk letsel, voor uw betalingsverplichtingen, voor uw verplichtingen krachtens artikel 7, of waar de wet niet toelaat dat de aansprakelijkheid wordt beperkt.
• Elke vordering moet schriftelijk worden gemeld binnen een redelijke termijn nadat de partij kennis heeft gekregen van de schade, of daarvan kennis had moeten hebben.
• Ons personeel en onze onderaannemers mogen zich beroepen op de beperkingen van dit artikel.

15. Overmacht

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor een tekortkoming in de uitvoering die wordt veroorzaakt door omstandigheden buiten haar redelijke controle die zij redelijkerwijs niet kon voorzien of vermijden, zoals natuurrampen, oorlog, epidemieën, handelingen van overheden, grootschalige internet- of stroomstoringen, of storingen bij essentiële externe dienstverleners die zelf door dergelijke omstandigheden worden veroorzaakt. Betalingsverplichtingen worden door overmacht niet opgeschort. Als overmacht langer dan 60 dagen duurt, mag elke partij het getroffen abonnement schriftelijk beëindigen, en worden de vooraf betaalde vergoedingen voor de periode na de beëindiging terugbetaald. Artikel 5.74 van het Burgerlijk Wetboek (wijziging van omstandigheden) is niet van toepassing; prijswijzigingen worden beheerst door artikel 6.

16. Wijzigingen van deze voorwaarden

Wij mogen deze voorwaarden wijzigen om geldige redenen, zoals nieuwe functies of wijzigingen in de wetgeving of bij onze dienstverleners. Wij verwittigen u per e-mail minstens 30 dagen voordat een wijziging ingaat, tenzij de wet een kortere termijn vereist of de wijziging enkel fouten verbetert of de tekst verduidelijkt zonder uw rechten te wijzigen. Als u niet akkoord gaat met een wijziging die in uw nadeel is, kunt u opzeggen voordat ze ingaat; de huidige voorwaarden blijven dan van toepassing tot uw opzegging uitwerking heeft, en de vooraf betaalde vergoedingen voor de periode daarna worden terugbetaald.

17. Algemene bepalingen

• Kennisgevingen onder de Overeenkomst gebeuren per e-mail, en elke vereiste van schriftelijke kennisgeving wordt per e-mail vervuld: aan u op het e-mailadres van de eigenaar van de werkruimte, en aan ons op contact@custilo.com.
• U mag de Overeenkomst niet overdragen zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming. Wij mogen ze overdragen aan een onderneming die onze activiteit geheel of gedeeltelijk overneemt, mits wij u daarvan op de hoogte brengen en uw rechten niet worden verminderd.
• Indien een bepaling ongeldig of niet afdwingbaar is, blijft de rest van de Overeenkomst van kracht, en vervangen de partijen die bepaling door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk bij het doel ervan aansluit.
• Het niet uitoefenen van een recht houdt geen afstand van dat recht in.
• De artikelen 7, 8, 13, 14 en 18 blijven van toepassing nadat de Overeenkomst is geëindigd, evenals alle andere bepalingen die naar hun aard daartoe bestemd zijn.
• De Overeenkomst is de volledige overeenkomst tussen de partijen over haar onderwerp. Deze voorwaarden zijn opgesteld in het Engels. Elke vertaling dient enkel ter informatie; de Engelse versie prevaleert.

18. Toepasselijk recht en geschillen

De Overeenkomst wordt beheerst door het Belgische recht. De partijen zullen eerst trachten een geschil in der minne te regelen, wat dringende procedures of procedures in kort geding niet uitsluit. Bij gebreke daarvan zijn de rechtbanken van Ghent, division Dendermonde exclusief bevoegd.